Prawidłowe prowadzenie gospodarki magazynowej to wyzwanie dla niejednego szefa kuchni. Dobrze prosperujące restauracje, szczególnie hotelowe, posiadają wypracowane systemy logistyczne, które ułatwiają kalkulacje stanów magazynowych.Natomiast małe restauracje bardzo często traktują temat gospodarki magazynowej w sposób pobieżny, tworząc małymi krokami ogromne straty całościowe. Kluczem do sukcesu jest realizowanie konsekwentnego nadzoru nad częstotliwością oraz jakością dostaw, dostawcami oraz przechowywaniem, pobieraniem i wyrzucaniem surowców oraz produktów.
Relacje z dostawcami
Ważnym elementem współpracy z dostawcami jest zrozumienie istoty ich działania. Większość dużych koncernów umożliwia zakładom gastronomicznym przystąpienie do programu lojalnościowego, dzięki któremu za każdy zakupiony towar zakład otrzymuje punkty wymienne na tzw. „gifty” w formie np. sprzętu gastronomicznego czy strojów roboczych dla załogi. Ta forma współpracy działa na obopólną korzyść i jest najczęściej stosowaną wśród restauracji samodzielnych i hotelowych. Dostawcy są szczęśliwi, bo mają rynek zbytu, a właściciele lokali gastronomicznych i hotelarze są raz na jakiś czas wspierani rzeczowo w podziękowaniu za współpracę i lojalność wobec danej firmy.
Dobrze prosperujące sieci hotelowe zazwyczaj należą do programu, w którym dostawca na daną sieć, raz w roku rozlicza się z zarządem hotelowym danej sieci, płacąc około 3 procent z całej puli sprzedaży. Restauracja hotelowa z danej gamy produktów może korzystać z ofert kilku dostawców. Tak zorganizowane pieniądze tworzą fundusz inwestycyjny, wykorzystywany na wprowadzanie nowych technologii w gastronomii. Dostawcy, któremu uda się wejść na pajęczynę i uzyskać wyłączność na zaopatrzenie restauracji, ma pewny rynek zbytu, a co za tym idzie ciągłość finansową. Natomiast potentaci hotelowo-restauracyjni, wykorzystując swoją pozycję na rynku, przebierają w ofertach dystrybutorów i wybierają najkorzystniejszą dla marki opcję, nie tylko pod względem cenowym ale również jakościowym.
Nowością dla polskiej sceny gastronomicznej jest korzystanie z usług dużych sieci sklepowych. Mowa tu przede wszystkim o firmach działających na zasadzie marketów spożywczych oferujących najświeższe, ekskluzywne produkty. Możliwości, jakie otwierają się przed restauratorem wybierającym takich dostawców są ogromne. Począwszy od rozszerzenia oferty restauracyjnej i zaspokojenie potrzeb kulinarnych najbardziej wymagających smakoszy, po zdobycie miana restauracji ekskluzywnej, sporządzającej potrawy na produktach oryginalnych lub tradycyjnych.
Gospodarka magazynowa
Jeżeli restaurator nie zadba o zaplecze gastronomiczne, wówczas na nic nie zda się dobrze wydeptana współpraca z dostawcami. W każdym lokalu gastronomicznym powinna znajdować się osoba odpowiedzialna za produkty spożywcze znajdujące się w magazynie. Małe i średnie restauracje bardzo często delegują do takich zadań szefa kuchni lub kucharzy zmianowych. Duże lokale gastronomiczne oraz restauracje hotelowe posiadają zazwyczaj magazyniera. Nie każdy pracodawca nakłada na magazyniera odpowiedzialność finansową za stan magazynów. Wszelkie wątpliwości rozwiewa comiesięczna inwentaryzacja, która jest zarówno systemem kontroli zapasów jak i pracowników. Bez względu na to, czy stanem magazynów zajmuje się szef kuchni czy osoba specjalnie zatrudniona w tym celu, zadania są jednakowe:
- Odbiór towaru, prowadzenie dokumentacji
- Prawidłowe rozmieszczeni produktów względem dat dostaw i terminu spożycia (zasada – najświeższa dostawa idzie na tyły).
- Dbanie o prawidłowe przechowywanie produktów (odpowiednie miejsce, temperaturę, wilgotność, stopień naświetlenia).
- Dbanie o czystość magazynu (prowadzenie okresowych deratyzacji i dezynsekcji oraz codzienne nadzorowanie czystości).
- Kontrolowanie terminów przydatności do spożycia wszystkich produktów.
Odpowiednia osoba, zatrudniona jako magazynier restauracyjny odpowiada poniekąd za świeżość, jakość, smakowitość i przydatność produktów wykorzystywanych w kuchni. W moim odczuciu, takiego rodzaju pracy nie powinien wykonywać ani wyznaczony kucharz, ani nawet szef zmiany, pracownicy kuchni stanowią kolejną grupę nadzorczą, kontrolując pracę magazynu poprzez organoleptyczne sprawdzenie produktu.
Kontrola i systematyczność
Era dokumentacji stanów magazynowych za pomocą kartki i papieru już dawno się skończyła. Zdaję sobie sprawę, że nie wszystkie restauracje stać na zintegrowane systemy informatyczne, zakup specjalnego oprogramowania i zatrudnienie osoby, która będzie potrafiła je obsługiwać. Jednak zapewniam, że im wcześniej restaurator wpadnie na genialny plan zinformatyzowania swojego lokalu, tym szybciej pozna prawdę o rzeczywistych stratach w swojej działalności. Ułatwi to także pracę ludzi, ponieważ systematyczne wprowadzanie produktów do listy już na samym początku znacznie usprawnią i umilą inwentaryzacje, jak również codzienny proces uzupełniania stanów magazynowych.
Dzięki programom magazynowym można m.in. precyzyjnie kontrolować stany magazynowe, sporządzać raporty na podstawie danych o sprzedaży, prowadzić ewidencję kolejnych zakupów i ich wartości wraz z pełną dokumentacją. Dodatkowo mamy możliwość minimalizacji strat finansowych, poprzez zakup produktów na podstawie faktycznych potrzeb.
Odpowiednio dopasowany system informatyczny może w krótkim czasie przynieść restauracji wymierne korzyści. Dzięki takiemu oprogramowaniu restaurator może zmniejszyć straty w swojej działalności, które kumulują się w skutek niepotrzebnych pomyłek lub umyślnych działań personelu, skierowanych przeciwko pracodawcy w imię własnych zysków. Rzeczywisty nadzór nad funkcjonowaniem własnej restauracji jest niezbędny. Dzięki systematycznej kontroli możemy prowadzić kalkulacje i statystki, które pozwalają zwiększać koszty i minimalizować straty. Każdy restaurator powinien zdawać sobie z tego sprawę i nie bagatelizować tej kwestii, bez względu na to jak bardzo zaufani ludzie dla niego (bądź z nim) pracują.
System zarządzania magazynami posiada opcje:
- śledzenia ruchu produktów dostarczanych i pobieranych z magazynów,
- tworzenia kart recepturowych dań i napojów w oparciu o dane wprowadzone do systemu,
- stałego nadzoru nad stanem magazynów,
- aktualizacji stanów magazynowych w dniu dostawy,
- pełen zakres działań inwentaryzacyjnych,
- tworzenia raportów dotyczących sprzedaży,
- rejestru zwrotów do dostawców,
- porównania kosztów z różnych okresów,
- kalkulowania bankietów i imprez ze względu na ilość osób, ilość porcji, poniesiony koszt, wypracowany zysk oraz stosowaną marżę,
- składania zamówień na podstawie kalkulacji
- tworzenia raportów zbiorczych
Koszt oprogramowania waha się w granicach tysiąca do sześciu tysięcy złotych.
Krzysztof Szulborski